Plata salariilor este una dintre cele mai solicitante sarcini a departamentului de HR dintr-o companie, pentru ca necesita o multime de calcule, unele chiar pe hartie si nu exista loc pentru greseli. Aceasta munca titanica, pentru ca se fac calcule nu numai pentru salariul net, ci si pentru salariul brut, pentru bonusuri, dar si pentru impozite si taxe platite la stat este facuta luna de luna de catre departamentul de resurse umane, lasandu-le acestor angajati mai putin timp pentru celelalte sarcini. Totul pentru ca angajatii sa isi primeasca salariile la timp si sa fie multumiti de corectitudinea platilor facute.
In ultima perioada, o tendinta globala care se raspandeste insa cu mare repeziciune si pe piata din Romania este ca aceasta sarcina care intra de obicei in sarcina departamentelor de HR sa fie externalizata. Externalizarea se face catre o firma specializata in servicii de Payroll.
Serviciile de externalizare a salarizarii si administrarii de personal reprezinta o solutie eficienta pentru orice companie pentru ca in urma contractarii lor, se castiga si timp si bani.
Dupa contractare, compania de externalizare a salarizarii se va ocupa nu numai de calculele remuneratiilor, ci si de cele ale contributiilor si ale impozitelor datorate la bugetul de stat si nu numai atat.
In sarcina companiei de externalizare, vor intra si sarcini precum redactarea si depunera declaratiei de venit, upload-ul in sistem bancar, intocmirea ordinelor de plata necesare pentru taxele salariale, realizarea si distribuirea fluturasilor de salariu in formatul dorit de client. Un astfel de furnizor de servicii are grija si este obligat chiar sa mentina intotdeauna confidentialitatea salariilor si securitatea informatiilor.
Un alt avantaj al contractarii unei firme specializate este acela ca nu are scapari legislative, pentru ca are, de regula, angajati care au exact aceasta sarcina: de a fi mereu la curent cu schimbarile legislative din domeniul muncii si taxarii si de a genera modificarile respective in sistem. Mai jos sunt cateva criterii pe care ar fi bine sa le ai in vedere atunci cand alegi firma catre care sa externalizezi salarizarea si administrarea personalului.
Criterii de selectie:
Experienta: Cauta o companie care are experienta indelungata in servicii de externalizare a salariilor si care detine o echipa performanta, capabila si care este gata sa vina cu solutii adaptate nevoilor tale speciale. Un criteriu important de care sa tii cont tine, bineinteles, si de rezultatele avute in domeniu. Asa cum bine se spune, nu conteaza atat experienta cat ce inveti din ea si ce rezultate ai (cat aplici din ce ai invatat). Recomandarile din partea clientilor (mai ales, daca sunt clienti de ani de zile) arata ca firma in cauza are servicii flexibile, servicii care au fost imbunatatite de-a lungul timpului.
Tipul de servicii dorite: Stabileste-ti o lista cu serviciile pe care le doresti de la compania respectiva si cauta apoi doar companiile care se potrivesc nevoilor tale, pentru ca, in final, sa alegi firma de externalizare care se potriveste cel mai bine. Ideal este sa optezi pentru o companie care ofera mai multe pachete de servicii de externalizare a salarizarii, pentru ca iti ofera posibilitatea de a alege cel mai bun program de salarizare, in raport cu nevoile companiei tale.
Informarea: In momentul in care decizi sa apelezi la servicii de Payroll, nu ezita sa ceri referinte pe piata, sa intri pe site-urile acestor companii, sa aduni cat mai multe informatii despre acestea. O data ce iti faci o lista cu nume, pasul urmator este sa le elimini pe cele care nu se incadreaza in cerintele tale si sa ramai la doua-trei variante. Incepe apoi sa ai intalniri cu fiecare potential furnizor.
Accesibilitatea: Cauta un furnizor de servicii de externalizare care sa iti ofere o platforma cu acces facil la informatii, care sa poata fi accesata din orice loc unde exista conexiune la internet. Ghideaza-te si dupa usurinta cu care poate fi folosita o platforma de salarizare, ideal ar fi sa optezi pentru una care are o interfata prietenoasa, care sa fie usor de inteles
Pregatirea: Asigura-te ca firma de externalizare este pregatita sa ofere sesiuni de training atunci cand implementeaza programul de salarizare si sa fie gata sa intervina prompt in cazul in care apar probleme sau se fac greseli. O companie care se respecta trebuie sa isi asume responsabilitatea pentru orice eroare aparuta si sa o remedieze cat mai repede.
