În perioada pandemiei, companiile și statul au fost nevoite să facă un pas înainte pe calea digitalizării și să automatizeze servicii și procese care implicau o întreagă echipă de oameni pentru a putea ajunge la consumatorul final (contribuabil, client, partener etc.). Astfel, conectivitatea afacerilor a devenit tot mai puternică și a transformat schimbul de date între companii, clienți și organisme guvernamentale într-o practică standard. Este limpede că automatizarea proceselor manuale este esențială pentru asigurarea continuității afacerii, reducerea costurilor, scalarea business-ului, reducerea erorilor și a riscurilor.
În prezent, companiile fac schimb de informații prin intermediul documentelor, pe care le trimit sau le primesc prin diverse canale, pe suport de hârtie sau electronic: contracte, avize de însoțire a mărfii, chitanțe, bonuri, declarații bancare, declarații vamale, note de transport etc. Toate acestea sunt procese manuale care consumă timp, generează costuri, erori și demotivează angajații. Cu ajutorul soluției de procesare inteligentă a documentelor (Intelligent Document Processing) acestea pot fi automatizate. Companiile care se confruntă cel mai des cu astfel de provocări sunt cele din domeniul serviciilor financiar-contabile, retail și din industria de transporturi și logistică.
Smart Touch Technologies, start-up românesc de deep-tech axat pe modul în care organizațiile fac schimb de date, a creat Apollo, o platformă SaaS care procesează inteligent fluxuri multiple de documente diferite. Dotată cu Inteligență Artificială și funcționalități de Machine Learning, platforma automatizează procesele și procedurile ce implică orice tip de document (facturi, chitanțe, contracte, avize de însoțire a mărfii, foi de parcurs, comenzi de transport etc.) indiferent că vorbim despre emitere, procesare sau recepție.
Iată câteva avantaje pe care Apollo și, implicit, automatizarea le pot aduce unui business:
- Creșterea productivității – volumul de documente procesate este mult mai mare, într-un timp mult mai scurt și cu mai puține erori, față de procesarea manuală. Cu mai puțin timp petrecut în sarcini de rutină, angajații se pot concentra pe cu o valoare mai mare atât pentru dezvoltarea lor profesională, cât și pentru companie.
- Rapiditate – prin platforma Apollo, informația ajunge la destinație în câteva secunde și cu o precizie de până la 99%, odată ce motorul de inteligență artificială a învățat ce are de făcut. Asta înseamnă de cel puțin 10 de ori mai rapid decât o poate face un om.
- Securitate sporită – documentele pe suport de hârtie sunt mult mai vulnerabile la a fi furate, corupte sau distruse. Automatizarea procesării lor permite măsuri de securitate suplimentare, care protejează confidențialitatea informațiilor.
- Proces decizional îmbunătățit – managementul informațiilor și automatizarea se îmbină perfect; pe măsură ce datele sunt automatizate, acestea se transformă în informație, care duce la transparență în timp real, o perspectivă mai bună și decizii în consecință.
- Angajați mai motivați – automatizarea elimină rutina și monotonia activităților zilnice de la birou, iar angajații se simt mai eficienți în sarcinile pe care le au.
În contextul actual, digitalizarea nu mai este opțională, ci obligatorie, atât pentru companii cât și pentru instituțiile statului. Conform Busolei Digitale, strategia în domeniul digitalizării a Uniunii Europene, gradul de digitalizare a statului român trebuie să ajungă la 100% până în 2030. Suntem departe de acest procent, dar se fac pași în această direcție. Platforma Apollo este deja folosită de Serviciul Public de Finanțe Locale Ploiești, într-o primă etapă, pentru procesarea cărților de identitate a vehiculelor. Asta înseamnă că ploieștenii nu vor mai fi nevoiți să se deplaseze până la ghișeu pentru a depune fizic actele de vânzare-cumpărare a autovehiculului, ci le vor depune în spațiul virtual, acolo unde vor fi procesate automat iar datele vor fi transferate direct în sistemul instituției.
Cu toate că digitalizarea stimulează inovația, promovând servicii care pot ajuta companiile să se dezvolte și să prospere, rezistența la transformare sau schimbare este, în continuare, mare. Una dintre temerile cu care se confruntă companiile este că mașinile și tehnologia vor înlocui oamenii. Această frică se regăsește constant pe diverse paliere din organigramă, de la top management până la angajații din producție. În realitate, însă, tehnologia nu concurează cu oamenii pentru posturile lor, ci îi ajută să își facă treaba mai bine, mai repede și cu mai puțin efort. Este nevoie de o schimbare de mentalitate și să înțelegem că tehnologia și automatizarea sunt instrumente pe care le putem folosi pentru a ne fi mai bine. Pentru a munci mai bine, pentru a trăi mai bine. Așa a apărut revoluția industrială și așa am evoluat ca omenire. Gândiți-vă doar câte lucruri puteți face astăzi din telefonul mobil, pentru care înainte petreceați ore și kilometri, dacă ar fi să ne gândim doar la clasicul mers până la bancă.
