În calitate de proprietar de afacere, una dintre cele mai bune modalități de a înțelege esența eficacității organizaționale este de a-ti pune întrebarea daca in afacerea ta, lucrurile se intampla in mod corect. În afaceri, succesul depinde în mare măsură de doi factori – de eficiență – care inseamna cât de bine stiu oamenii din organizație să respecte procedurile de lucru pentru a obține rezultatele așteptate si – de eficacitate – care vine atunci cand angajații isi îndeplinesc sarcinile fără a pierde timp, efort sau resurse.
Eficacitate organizațională și eficiență organizațională nu sunt sinonime.
Atunci când fac parte din afacere – eficienta si eficacitatea – pot părea sinonime, dar de fapt nu inseamnă acelasi lucru. Ca să ințelegem mai bine diferența dintre ele ar fi util să ne raspundem la o intrebare simplă si anume dacă facem lucrurile corecte. Motivul pentru care aceasta este o întrebare atât de importantă se datorează faptului că eficacitatea în afaceri constă în a te asigura că organizația pe care o conduci urmărește obiectivele corecte, cele care ii sunt cu adevarat importante.
Elementele de eficacitate organizațională se referă la a afla cum putem fi mai eficienți utilizând mai puține resurse, precum și mai puțin timp și mai puțini bani, pentru a atinge același obiectiv. Eficacitatea organizațională se bazează pe timp, pe efort și este măsurabilă. O alta întrebare pe care trebuie să ne-o punem atunci când încercam să determinam eficacitatea este următoarea: cum pot maximiza rezultatele dorite, folosind cea mai mică sumă de bani și timp?
Trebuie să te uiți apoi la cât de eficient ești și de asemenea la cât de eficace ești în a-ți servi clienții, deoarece atat eficacitatea și eficiența stimulează productivitatea. Eficacitatea trebuie să fie pe primul loc atunci cand vorbim de productivitate. Trebuie să ne asiguram că toate obiectivele se îndeplinesc si ca ele servesc scopului.
Tintele sunt realizări pe termen scurt, obiectivele sunt realizări pe termen lung, iar scopul este acela de a-ti servi clienții în moduri care să le satisfacă nevoile și dorințele.
Să incepem așadar prin a analiza dacă facem lucrurile corecte și dacă le solicitam angajaților nostri să facă lucrurile importante! Ca executiv, mai mult ca sigur că niciunul dintre noi nu lucrăm cu resurse nelimitate, deci trebuie să găsim noi modalități de a utiliza corect resursele pe care le avem.
De exemplu, dacă suntem producător industrial, e bine să ne intrebam dacă toate sarcinile angajaților nostri contribuie la producție sau dacă unele sarcini, cum ar fi spălarea autovehiculelor companiei sunt cu adevarat relevante.
Să ne asigurăm că oamenii nostri sunt eficace si sunt angajati în activități care să ii apropie de obiectivele companiei. Să le re-examinam sarcinile și sa stabilim dacă există o modalitate mai bună de a le îndeplini. De exemplu, să urmărim ce fac oamenii din logistica. Poate că își petrec cea mai mare parte a timpului plimbându-se prin depozit căutând produse.
Sa le oferim modalități noi de a- și face munca prin digitalizarea proceselor, să le punem la dispozitie canalele de comunicații simplificate și chiar sa le rearanjam mediul fizic. Odată ce ne asiguram că angajații sunt atat eficace cat si eficienți, vom vedea cu siguranta o creștere a productivității.
Cresterea productivitatii si stimulentele angajatiilor.
Ar trebui să începem apoi să măsuram această productivitate zilnic, săptămânal și lunar. Pentru asta putem utiliza valori cum ar fi numărul de unități produse, vânzări sau sondaje de satisfacție a clienților. Având în vedere eficiența și eficacitatea, vom putea stabili câteva măsuri de bază pentru imbunatatirea continua a productivității.
Cu elementele de bază existente, putem apoi crește stimulentele pentru oameni, ca urmare a productivitatii mai crescute. Acestea pot lua forma unor comisioane crescute pentru vânzările peste nivelurile actuale, bonusuri pentru atingerea unor cote de producție mai mari și creșteri salariale pentru creșteri susținute ale productivității. Cu astfel de stimulente, angajații își vor putea găsi propriile modalități de a deveni mai eficienți și mai eficace, crescand astfel productivitatea companiei.
Asadar, diferența principală dintre eficacitatea organizațională și eficienta constă in faptul că putem utiliza eficacitatea pentru a evalua aproape fiecare proces al afacerii. Eficacitatea o putem întotdeauna lega de costurile financiare și de rezultatele realizării a ceva. Eficacitatea este deosebit de importantă atunci când vine vorba de măsurarea rentabilității investiției în marketing și vânzări.
Tehnologiile noi creează continuu oportunități și provocări.
Studiile, prezentările, discuțiile sau articolele legate de modul în care companiile pot rămâne competitive și relevante în piață, pe măsură ce lumea devine din ce în ce mai digitală, ne arată că transformarea digitală devine imperativă pentru noi toți.
Dezvoltarea rapidă a tehnologiilor digitale și cantitatea extraordinară de date pe care dispozitivele și aplicațiile le pot colecta, procesa si prelucra aproape instantaneu, determină din ce în ce mai mult companiile să-si transforme radical arhitectura de afaceri.
Inovațiile disruptive, obligă astfel companiile să-și adapteze modelele de afaceri și procesele de producție la noile cerințe. Pentru adoptarea noilor tehnologii, managerii trebuie să-și planifice în avans etapele și să devină designeri activi în elaborarea noii arhitecturi a companiei.
Procesul de transformare digitală este mai mult decât o simplă schimbare prin implementare a vreunei solutii noi sau o modernizare a sistemelor existente. De aceea solicită companiilor o strategie de transformare digitală.
Guvernanţa corporativă – ansamblul de regulilor prin care companiile sunt gestionate intern
Astazi, nimeni nu mai poate construi o afacere excelentă singur și indiferent dacă este un start-up sau o companie cu notorietate, accesul la consiliere de înaltă calitate ii poate spori șansele de success.
Echipele executive care au nevoie de sfaturi si le pot obține de la consiliul lor de administrație, consultanți independenti sau din ce în ce mai mult, de la consilii consultative. In condiţiile în care companiile vor să rămână competitive pe o piaţă mereu în schimbare, importanţa guvernanţei corporative va creşte în următorii ani, iar un sistem de guvernanţă corporativă eficient poate fi un atu pentru atragerea de capital financiar, dar şi uman.
Guvernanţa corporativă reprezintă un ansamblu de reguli prin care companiile sunt gestionate intern şi supervizate de un consiliul de administraţie, cu scopul principal de a proteja interesele tuturor părţilor implicate. În acest fel, guvernanţa corporativă furnizează structura prin care sunt stabilite obiectivele unei companii, asigură mijloacele de atingere a acestora, precum şi monitorizarea performanţei.
De regulă, fiecare companie funcționează cu un consiliu de administrație iar pe măsură ce companiile cresc, fondatorii lor tind din ce in ce mai mult să acorde ajutor echipelor executive în luarea deciziilor importante prin intermediul unui consiliu consultativ format din consilieri externi.
Un consiliu consultativ este un grup informal de consilieri separat de consiliul de administrație al unei companii. După cum sugerează și numele, un consiliu consultativ oferă consiliere echipei executive si nu ia decizii pentru aceasta. Funcția sa cheie este de a oferi sfaturi strategice şi operationale fără caracter obligatoriu cu privire la modul de gestionare, creștere sau tranziție a companiei.
Spre deosebire de un consiliu de administrație, un consiliu consultativ este numit de companie, nu de acționari. Consiliile consultative sunt formate din consilieri externi care au o experiență relevantă în industria in care e activă compania.
De obicei, un consiliu consultativ include membri independenți adesea experți din industrie, experți în marketing, experti in transformare organizatională, experti in transformare digitala, consilieri financiari si avocați, dupa caz.
Un consiliu consultativ structurat corespunzător, poate oferi orientare sau solutii neobligatorii, dar relevante și să ofere drept asistență pe orice zona de expertiza, de la marketing la gestionarea resurselor si până la influențarea direcției companiei.
Reuniuniuniile dintre echipa executivă şi consiliul consultativ sunt regulate si au loc de regulă lunar, intr-un format mai flexibil decât cele dintr-un consiliu de administrație.
Diferența dintre schimbare și transformare in context digital
Schimbarea implică implementarea unor modificari sau imbunatatiri de mica anvergura, uneori ele putand fi si ceva mai complexe. In timp ce schimbarea poate afecta sau nu întreaga organizație, transformarea se concentrează pe un portofoliu consistent de schimbari, care se intersectează intre ele, avand drept scop reinventarea organizației în ansamblul ei.
Schimbarea se concentrează mai mult pe executarea unei schimbări predefinite iar transformarea caută să descopere sau să inventeze un model de afaceri privind catre viitor.
Schimbarea se monitorizeaza și se întreține în mod constant, pe cand transformarea este aproape întotdeauna mare și semnificativă. Este posibil ca transformarea să nu necesite intotdeauna influența externă pentru a se menține, dar necesită schimbări fundamentale din interior.
Transformarea este mult mai imprevizibilă și ca atare, implică un risc semnificativ mai mare decat schimbarea. Pentru mai multa claritate e bine sa spunem ca inițiativele de schimbare pot fi incluse într-o transformare, dar nu si invers.
Ce este transformarea afacerii si cine o genereaza?
Transformarea afacerii este o inițiativă condusă de managemtul executiv care schimbă fundamental modul în care funcționează organizația. Este o abordare care încearcă să alinieze activitățile organizației legate de oameni, procese și tehnologie cu o strategie șau o viziune noua de afaceri.
Transformarea este adoptată pentru a face organizația sustenabila si mai rezistentă in viitor. Spre deosebire de schimbare care reprezinta deseori o abordare de reducere a costurilor, transformarea afacerii își propune să aduca beneficii substanțiale atât pe dimensiunea veniturilor, cât și a costurilor.
Având în vedere confuzia din jurul transformării, poate este cel mai ușor de înțeles atunci când ea este pusa în contrast cu schimbarea. Cand vorbim de transformare digitala, intelegem remodelarea afacerii, iar cand facem referire la tranzitia digitala ne referim la o succesiune de schimbari de mai mica amploare.
De ce esueaza uneori transformarea?
Chiar dacă managementul schimbării duce la succes in cazul unor schimbari date în cadrul portofoliului de transformare, transformarea generală ar putea eșua.
Deoarece transformarea implica un risc ridicat, alinierea corectă a oamenilor, a proceselor și a tehnologiei este esențială. Inițiativele de schimbare pot reuși si fără o aliniere suficientă, dar transformarea necesită un set de capacități mult mai larg.
Transformarea necesită o coordonare mai dinamică a resurselor (atât umane, cât și financiare), o colaborare mai puternică între departamnente și o comunicare continuă pe măsură ce transformarea progresează.
Important de retinut ar fi ca transformările cu o implicare puternică a CEO-ului ghidat de un consiliu consultativ extern au șanse mai mari să reușească.
Mihail Lazaroae – Project Manager la InsightsRomania cu peste zece ani experienta in functii de director general, in companii de productie industriala si de presedinte in consilii de administratie al unor societati pe actiuni cu structuri de guvernanta corporativa, listate la BVB.
