Incepand de luna trecuta, toti angajatorii din Romania au obligatia sa tina evidenta orelor pe care le efectueaza angajatii la locul de munca, prin completarea la inceputul si la finalul fiecarei zile de lucru a unei fise de pontaj.
Executivul a introdus Art. 119 in Codul Muncii, prin care stipuleaza ca: “Angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orei de incepere si a celei de sfarsit al programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.”
Pe de-o parte, explicatia Guvernului din momentul in care a facut modificarea a fost ca in acest fel se combate munca la negru si se evita efectuarea de ore suplimentare neplatite.
Angajatorii, pe de alta parte, reclama faptul ca noile reglementari le ingreuneaza munca, pentru ca trebuie sa completeze zilnic tabele si sa tina evidente care le necesita timp.
Aceasta situatie poate fi insa evitata daca la intocmirea fiselor se foloseste un soft de pontaj, care automatizeaza intregul proces si reduce din timpul alocat acestei obligatii legale zilnice.
Beneficiile fisei zilnice de pontaj
Pe langa obligativitatea legala, fisa de pontaj se poate dovedi folositoare pentru orice companie, pentru ca ajuta managementul sa inteleaga gradul de implicare a angajatilor si cat de productivi sunt la locul de munca. Iar acest lucru se traduce prin salvare de timp si bani. In cazul in care se iau masuri, desigur.
Orice angajator vrea sa stie ce fac angajatii lui la munca si este normal sa fie asa, in conditiile in care raportul de munca se desfasoara in baza unui contract care contine drepturi si obligatii de ambele parti. In consecinta, completarea unei fise zilnice de pontaj poate oferi o solutie la problemele care afecteaza companiile si poate ajuta la eliminarea asa-numitilor timpi morti si la imbunatatirea productivitatii angajatilor.
- Fisa de pontaj ajuta la eficientizarea timpului. Stim cu totii ca se intampla frecvent ca angajatii sa piarda vremea la serviciu. Completarea unei fise de pontaj poate ajuta la cuantificarea timpului pe care angajatii il pierd la birou si gasirea unor solutii de catre management, dar si la incurajarea salariatilor sa fie mai productivi in fiecare ora pe care o petrec la lucru. Mai mult, pontajul ofera si posibilitatea de a monitoriza angajatii si a observa cat efort depune fiecare pentru sarcinile pe care le are de indeplinit.
- Fisa de pontaj ajuta la cresterea eficientei. In conditiile in care managerul are posibiliatea sa verifice cum isi petrec angajatii timpul in companie, acesta poate aduce imbunatatiri in felul in care acestia gestioneaza proiectele. Daca angajatii petrec mult timp pe un proiect si esueaza in finalizarea lui, inseamna ca managementul lasa de dorit, iar liderul de echipa poate veni cu solutii mai bune de reorganizare a muncii si de comunicare mai buna, care duc in final la o eficientizare a muncii.
- Fisa de pontaj ajuta la economisirea de bani in companie. O intelegere mai buna a business-ului si informatiile concrete pe care le ofera o fisa de pontaj despre felul in care isi petrece fiecare angajat timpul la serviciu, ajuta managerul sa faca ajustarile financiare necesare pentru a face afacerea mai profitabila. Monitorizarea timpului permite managerului sa-i recompenseze pe cei care transforma munca eficienta in bani sau sa-i sanctioneze pe cei care pierd timpul pe banii companiei. O buna informare asupra angajatilor ajuta la luarea deciziilor eficiente in ceea ce priveste resursa umana si previne greselile costisitoare de recrutare.
Cum alegi un soft de pontaj
Pentru facilitarea pontajului zilnic, un soft de pontaj si de management al timpului este cel mai indicat. Pe piata sunt nenumarate variante din care o companie poate alege, insa cele mai eficiente trebuie sa tina cont de cateva particularitati.
In primul rand, un bun soft de time management ajuta la respectarea prevederilor legale, fara posibilitatea de a gresi. Pontajul automatizat face mai simpla planificarea si evidenta timpului lucrat, fie ca vorbim despre programul normal de lucru, fie despre ore de noapte, ore suplimentare, ore sarbatori legale sau ore de recuperat.
In acelasi timp, intr-un soft de time management, configurarea elementelor care se introduc prin fisa de pontaj si, mai departe, configurarea template-ului se fac foarte simplu.
De exemplu, in softul de pontaj de la Romanian Software se pot face urmatoarele operatiuni uzuale:
- Planificarea timpului de lucru: se poate introduce pontajul planificat si se poate urmari gradul de ocupare zilnic sau lunar;
- Introducerea pontajului, realizat in format tabelar sau prin fisa de activitate;
- Introducerea pontajului prin fisa de activitate se face sub forma detaliata de timesheet, cu selectarea perioadei lucrate (de la ora X la ora Y) si descrierea activitatii;
- Evidenta pontajului poate fi facuta si pe centre de cost, caz in care prin fisa de activitate sau in format tabelar timpul lucrat se introduce pentru centrele de cost;
- Initierea unei cereri de concediu; se poate face de catre salariat sau de catre un alt utilizator de nivel superior salariatului;
- Aprobarea/Refuzarea unei cereri de concediu; se poate face de catre managerul salariatului sau de catre un alt utilizator aflat la un nivel superior salariatului.
Asadar, tinerea evidentei zilnice a timpului petrecut de angajat la munca a devenit obligatorie prin lege. Iar folosirea unui software de pontaj, pe langa facilitarea aplicarii legii, ajuta companiile sa gaseasca erorile de management si sa imbunatateasca procesele astfel incat sa eficientizeze munca angajatilor, pentru productivitate si mai multi bani.
