Inainte de evaluare
Stabiliti de comun acord cu angajatul evaluat data, locul si ora la care va avea loc interviul.
Veti analiza chestionarul si veti stabili agenda interviului de evaluare.
Stabilirea obiectivelor - Analiza performantelor
Analiza obiectivelor/standardelor de performanta trebuie sa se bazeze pe fapte, si nu pe presupuneri sau judecati de valoare. Aceasta sectiune nu presupune analiza cunostintelor sau abilitatilor, ci doar a rezultatelor.
Comentariile facute trebuie sa reflecte opiniile despre succese/realizari si sa ofere explicatii pentru situatiile in care obiectivele nu au fost atinse sau au fost doar partial atinse.
Angajatul evaluat agreeaza cu dv (managerul direct) minimum trei obiective (standarde de performanta analizabile si masurabile). Aceste tinte vor fi stabilite pentru anul ce urmeaza si vor fi supuse unei analize intermediare cel putin o data pe trimestru. Atunci cand stabilirea de obiective nu este posibila, standar-dele de performanta vor fi stabilite pe baza sarcinilor si responsabilitatilor din descrierea postului ocupat.
Obiectivele/standardele de performanta ce vor fi definite pentru urmatoarea perioada trebuie agreate astfel incat:
- Sa expuna clar care sunt rezultatele/performantele asteptate din partea angajatului in perioada urmatoare, tinandu-se cont de sarcinile/responsabilitatile prevazute in descrierea postului;
- Sa indice masurile care trebuie luate pentru a imbunatati performanta curenta;
- Sa exprime clar legatura existenta cu obiectivele departamentale de zona;
- Sa constituie baza care sa permita monitorizarea si evaluarea performantei;
- Sa reflecte atat aspecte cantitative, cat si calitative ale performantei.
Obiectivele/standardele de performanta nu trebuie sa se refere strict la o perioada de un an (indeplinirea lor poate sa fie prevazuta pentru termene mai scurte).
Teoria spune ca un obiectiv, pentru a fi corect trebuie sa fie SMART:
S - Specific
M - Masurabil
A - (Achievable) - sa poata fi indeplinit
R - Realist
T - (Time-bounded) - bine incadrat in timp
Evaluarea competentelor
Competentele descriu cunostintele, abilitatile si comportamentele necesare pentru indeplinirea cerintelor postului ocupat. Un angajat competent este acela care demonstreaza detinerea si punerea in practica a competentelor necesare.
Veti evalua gradul de detinere a competentelor angajatilor conform fisei de evaluare a competentelor. In timpul interviului veti discuta si agrea concluziile impreuna cu angajatul evaluat.
Atunci cand o competenta nu este detinuta se va analiza nevoia de instruire in domeniul respectiv. De remarcat ca instruirea nu este intotdeauna singura solutie.
Pregatirea pentru intalnire
Rezervati-va suficient timp pentru a revizui si evalua profilul si rezultatele unui subaltern. Aici includem: rapoartele periodice trimise, rezultatele obtinute, formulare completate etc. O sugestie utila poate fi notarea pe hartie a tuturor punctelor pe care intalnirea trebuie sa le atinga. Notitele nu trebuie sa contina hotarari definitive, ci doar directii de urmat in dialog.
Alegerea unei locatii potrivite
Locatia ideala pentru o intalnire de evaluare anuala este privata, neutra si confortabila. Daca locatia aleasa este in cadrul sediului companiei, posibilele surse de intreruperi - telefon, interfon, calculatoare conectate la Internet etc. - trebuie eliminate. Ora la care se desfasoara intalnirea este foarte importanta atat pentru managerul evaluator, cat si pentru angajatul evaluat. Ora si ziua ideale sunt acelea in care nici unul dintre cei doi nu este foarte ocupat sau foarte solicitat de activitati curente. Evident, ziua in care un proiect trebuie predat in forma finala nu este o zi buna pentru evaluare.
Definirea si clarificarea scopului sesiunii de evaluare
Explicati celui pe care il evaluati care este scopul intalnirii si care sunt avantajele fiecaruia in urma procesului de evaluare. In acest fel, sesiunea demareaza printr-o nota pozitiva.
Dialog, si nu monolog
Daca doriti sa faceti un schimb de informatii, si nu doar sa vorbiti angajatului, incercati sa va faceti colegul sa se simta ca parte a unui proces. Folositi cat mai multe intrebari deschise, astfel incat sa dati libertate de exprimare interlocutorului dumneavoastra. Veti ramane placut surprins vazand cat de diferite pot fi perceptiile dumneavoastra si ale colegului. Singurul mod de a obtine aceste reactii este prin crearea unui mediu in care angajatul sa-si doreasca schimbul de informatii.
Nu este obligatoriu ca parerile angajatului si ale dv sa coincida, atata vreme cat fiecare isi argumenteaza parerea. Important este ca, in urma discutiei si ascultarii atente a argumentelor, sa se ajunga la un consens.
Pastrati discutia in limitele stabilite
Discutia se va purta pe baza elementelor scrise in formular. Dati explicatii complete si raspundeti tuturor intrebarilor angajatului evaluat. Ar trebui sa aveti un plan general al discutiei cu angajatul incluzand aici: detalierea si analiza obiectivelor propuse, evaluarea competente-lor, nevoia de instruire si dezvoltare si comentarii legate de procesul de evaluare a performantei.
Nevoia de dezvoltare personala a angajatilor
Instruirea este, in general, asociata cu nevoia de completare sau insusire de cunostinte sau de imbunatatire a unor abilitati fara de care performanta ar putea fi afectata.
Nevoile de instruire sunt identificate in timpul procesului de evaluare a performantei, prin analiza nivelului de competenta detinut si demonstrat in raport cu nivelul necesar pentru ocuparea postului.
Satisfacerea nevoilor de instruire se poate realiza prin diferite metode: asistare la locul de munca, cursuri formale de instruire, parcurgerea unor materiale informative, schimb de experienta etc.
Este important ca fiecarei nevoi de instruire identificate sa i se ataseze metoda cea mai potrivita (in raport cu tipul si importanta nevoii, raportul cost/eficienta etc.)
Dezvoltarea se refera la nevoile de perfectionare/modelare a cunostintelor, abilitatilor sau comportamentului si are in vedere fructificarea potentialului existent. Dezvoltarea trebuie privita ca un proces continuu.
Veti discuta comentariile angajatului evaluat si adauga propriile comentarii.
Se pot identifica nevoile specifice de instruire si dezvoltare pe baza informatiilor culese in partile anterioare ale formularului de evaluare. Identificarea motivelor pentru care instruirea/dezvoltarea este importanta, deoarece poate da indicatii asupra metodei optime (curs, schimb de experienta, materiale informative etc.), dar si a urgentei.
Oferirea unui feedback pozitiv si respectuos
Acest principiu este la baza intregii sesiuni de evaluare. Fara el intalnirea nu este decat un exercitiu verbal din care nici dumneavoastra, nici angajatul nu aveti de castigat. Lipsa feedback-ului constructiv poate conduce la distrugerea relatiei profesionale si a comunicarii corecte intre manager si membrii echipei sale.
Comentariile dv vor fi scrise in timpul interviului, astfel incat angajatul evaluat sa le cunoasca si sa le inteleaga.
Comentarii legate de procesul de evaluare
Aceasta parte va da ocazia si dv, si angajatului evaluat de a analiza modul in care a decurs procesul de evaluare, ce ar putea fi imbunatatit si cum etc.
Formularul de evaluare este semnat de ambele parti, o copie putand fi inmanata angajatului, la cererea acestuia. Managerul direct trimite formularul catre managerul sau direct in cel mult doua zile de la completare.
Managerul superior adauga comentarii, daca este cazul, semneaza, dateaza si returneaza documentul managerului direct al angajatului evaluat in cel mult 5 zile de la primire.
Documentul complet va fi pastrat in trei exemplare: o copie la angajat, o copie la managerul direct si originalul la Departamentul de Resurse Umane. Formularele de evaluare constituie documente confidentiale!
Un ultim sfat...
Amintiti-va de propriile experiente traite cu ocazia evaluarilor anuale de catre superiori. Ganditi-va ce v-a motivat si ce ati gasit pozitiv in discutiile avute, care a fost stilul de comunicare, care au fost conditiile in care au avut loc respectivele intalniri.
Daca nu ati avut parte de intal-niri care sa va motiveze, amintiti-va felul in care v-ati fi dorit/v-ati fi asteptat sa decurga respectivele sesiuni de evaluare.
Magda Luta,
Recruiter
Adecco Romania
Magda.luta@adecco.ro
