Faxul este atât de anii ’80 încât probabil că noua generaţie nici n-ar mai şti să fo­lo­seas­­că unul. Comunicarea prin fax îşi trăieşte ultimele zile, însă nu poate să dispară cu to­tul. Este folosită în conti­nua­re ca modalitate oficială de co­municare, în special a­tunci când este vorba de me­toda de comunicare agrea­tă contractual. Până când e-mail-ul îm­preună cu aliatul indispen­sa­bil numit semnătură electro­nică vor da lovitura de gra­ţie, ne vedem încă nevoiţi să fo­lo­sim ca modalitate ofi­cia­lă de comunicare tot… faxul.

Cum putem aduce faxul mai aproape de prezent?
Dacă încă trimiteţi şi pr­i­miţi faxuri folosind metoda clasică, şi anume prin utiliza­rea unui fax şi a unei linii telefonice dedicate, este foarte pro­babil să fiţi foarte interesat de soluţiile fax to e-mail sau e-mail to fax. Pur şi simplu renunţaţi la vechiul apa­rat şi începeţi să trimiteţi şi să re­cepţionaţi faxuri direct prin e-mail, folosind un computer, un laptop sau chiar utilizând telefonul mobil, smartpho­ne-ul ori PDA-ul, pentru mobilitate deplină.
Am identificat două vari­an­te comode de realizare a a­cestei schimbări. Prima pre­su­­pune pur şi simplu folosi­rea unui serviciu disponibil on­line, prin care vă este de­semnat un număr de telefon propriu la care puteţi recep­ţio­na faxuri care vă sunt tran­s­­mise pe e-mail sau puteţi tri­mite de pe e-mail direct la nu­mere de fax. Preţul serviciului este format în general din­tr-un mic abonament lunar şi un cost pe pagina transmisă. Probabil că furnizorul de servicii Internet sau comunicaţii deja îl are în portofoliu şi îl puteţi contracta din acelaşi punct pentru a păstra un singur punct de contact. 
A doua variantă este să implementaţi soluţia la sediul dumneavoastră folosind un modem şi un software capabil să realizeze această func­ţio­na­li­tate, transformând astfel faxurile în format electronic.

Avantajele tehnologiei de tip Fax to E-mail
1. Mobilitate sporită
Faxurile se pot transmite şi recepţiona de oriunde din lume. Mesaje de tip fax se pot primi fie pe PDA, fie pe Smartphone, eliminând astfel situaţiile în care faxurile erau primite şi trimise doar la sau de la birou.

2. Reducerea costurilor
Soluţiile de tip fax to e-mail reduc cheltuielile alocate pentru echipamentul de tip fax dedicat, pentru linia telefonică necesară şi pentru consumabilele aferente, nefiind vorba de nicio investiţie în cazul unui serviciu online. În cazul instalării unei soluţii la sediu, se vor elimina costurile cu consumabilele.

3. Profesional şi eficient
Această soluţie oferă posibilitatea de a avea unul sau mai multe numere dedicate de fax la care puteţi primi fax la orice oră, fără să sune ocupat.

4. Un pas spre o lume mai verde
Soluţiile fax to e-mail sunt stocate integral electro­nic. În cazuri excepţionale puteţi printa doar faxurile importante. Încă uzitatele faxuri de tip spam nu mai provoacă costuri. Având în vedere că faxurile primite şi transmise sunt stocate în mod electro­nic, se poate rea­liza şi între­ţine de asemenea foarte uşor o arhivă electronică cu toate aceste mesaje.

5. Evitaţi pierderea unor informaţii importante
Echipamente defecte, role de fax blocate, lipsa de toner sau hârtie ce duc la faxuri pier­dute din toate aceste mo­tive până în momentul în ca­re o persoană identifică şi re­zolvă situaţia sunt de dome­niul trecutului. 

6. Modul de funcţionare
Serviciul de fax to e-mail permite transmiterea şi re­cep­ţionarea mesajelor de tip fax prin intermediul clientului de e-mail şi reprezintă o evoluţie firească asemănă­toa­re cu trecerea de la folosirea sistemului poştă clasică la cel de poştă electronică.
Pentru primire se asocia­ză unui număr de fax una sau mai multe adrese de e-mail. În momentul în care se pri­meşte un fax pe acel număr, detaliile şi conţinutul faxului sunt transmise în format electronic sub formă de imagine sau PDF la adresa de e-mail co­respunzătoare.
Pentru trimitere se expediază un e-mail la o adresă prede­finită anterior, având în su­biect numărul de fax la care se doreşte transmisia. În mo­­mentul în care mesajul a­jun­ge la destinatar este trimi­să o notificare expeditorului. La fel se întâmplă şi în cazul u­nei erori.
Faxul de la celălalt capăt al liniei telefonice nu va observa dacă mesajele s-au trimis de la un fax standard sau folo­sind fax to e-mail.

Concluzii
Până când vechiul fax va fi înlocuit în comunicarea oficială de e-mail cu sem­nă­tura electronică puteţi face un pas pentru a-l aduce în pre­zent, reducând costurile şi obţi­nând o soluţie mai pro­fesio­nală.
Dacă doriţi să a­flaţi mai multe detalii despre teh­no­lo­gia fax to e-mail sau să dis­cu­­tăm despre soluţii con­cre­te, vă invit să comunicăm prin intermediul pa­ginii no­as­­tre de Facebook: www.facebook. com/classit.